Réunion du 08/05/2014

CR Réunion du 8 mai 2014 : commission de la création de la centrale d’achat

 

Sujet : présentation par Françoise de l’avancé de son projet ainsi que des difficultés légales, fiscales et techniques rencontrées

Présents :

• Françoise ANSQUER : Riad El Grably
• Didier MARONI : Riad Rafael
• Christian LE BOUR : Riad Al Rimal
• Cécile VIDAL-MADJAR : Riad Azenzer
• Anass ELYATIME : Riad Sidi Mimoun
• William BRUN : Riad EL Wiam

Excusés :

• Michel FAYSSE : Riad Al Kaotar
• Carly ROUMA : Riad El Filali
• Frank LEGOFF : Riad El Silsila

 

Préambule : le terme ‘Centrale d’achat’ a été remplacé par ‘Groupement d’achat’ afin de gommer l’aspect commercial du site. L’association n’ayant pas la vocation à toutes activités commerciales.

 

Présentation du fonctionnement du ‘Groupement d’achat’ :

• Etape 1 : Un Riad X commande via le site internet du groupement d’achat à plusieurs fournisseurs
• Etape 2 : Le site internet fourni au Riad X une facture pro-format reprenant toutes ses commandes avec sous-totaux par fournisseurs
• Etape 3 : Le groupement d’achat prévient, via mail, chacun des fournisseurs du contenu des commandes le concernant
• Etape 4 : les fournisseurs indiquent, via le site internet, la possibilité ou non d’honorer la commande et les délais de livraison
• Etape 5 : Le manager du Riad X valide ces informations afin que les fournisseurs puissent préparer les commandes
• Etape 6 : les fournisseurs livrent directement le Riad X et reçoit le paiement en direct

 

Mode de financement du site internet :

• Tout adhérent de l’AMHMS souhaitant bénéficier des prix négociés par l’association pourra s’inscrire sur le site moyennant une adhésion, à déterminer.
• Les fournisseurs sont aussi mis à contribution sous forme de ‘ristourne’ annuelle dépendante du chiffre d’affaire que leur aura rapporté le groupement

Problématique : la création et le fonctionnement du site internet ont un coût important (budget prévisionnel à travailler). L’association n’a pas les moyens à l’heure actuelle de financer ce projet et n’en a pas la vocation. C’est donc aux adhérents et fournisseurs qui souhaitent utiliser le site internet de financer les frais de fonctionnement.

L’AMHMS, en tant qu’association, n’est pas une structure à but commercial donc ne peut encaisser ces ristournes.

Il faut donc trouver une solution pour le reversement de ces ristournes.

Françoise et Didier doivent rencontrer prochainement Geneviève ???, comptable et fiscaliste, afin de trouver une solution claire, simple, efficace et transparente pour tous.

 

Mode de paiement du site web : Le prestataire (http://www.trace-o.com) propose

• Soit paiement au comptant avec achat du logiciel de gestion
• Soit paiement mensuel avec location du logiciel de gestion : cette solution paraît la meilleurs au vue du coût.

 

Prochaines étapes :

• Rencontre avec Geneviève ??? (désolée pour les ??? mais je n’ai pas son nom de famille…) afin de trouver une solution au problème de reversement des ristournes.
  Acteurs : Françoise & Didier
• Envoi des factures de fonctionnement (Marjane, Carrefour…) des 3 derniers mois afin que Alexandre puisse estimer le volume de commandes et ainsi pouvoir nous communiquer un CA prévisionnel
  Mail d’Alexandre : a.grosman@trace-o.com
  Acteurs : tous les membres du bureau
• Bilan prévisionnel : afin de bien appréhender les coûts du projet, un bilan prévisionnel est indispensable
  Acteurs : Françoise & Didier